t r y c k e r i p o r t a l e n

Kostnadsfri webbtjänst för trycksaksköpare




© Bert-Åke Byqvist


Tips & Råd


Den här sidan är kontentan av en serie artiklar som jag skrivit om trycksaks-
beställning. Bland andra hjälpmedel i verktygslådan hittar du t.ex en svensk-engelsk ordlista som förklarar 300 grafiska begrepp, Hoppas mina tips och råd ger dig vägledning!

Med vänlig hälsning
Bert-Åke Byqvist, Tryckerikontakten
(ansvarig publicist av tryckeriportalen)


INLEDNING
1. Besök tryckeriet
2. Fråga efter ett förprovtryck som du kan jämföra med ett riktigt tryck
3. Ta reda på om tryckeriet är kvalitets- och miljöcertifierade
4. Försäkra dig om att tryckeriet har ICC-profiler och PDF-arbetsflöde
5. Be projektledaren berätta om logistiken från order till leverans
6. Fråga vilka arbetsuppgifter projektledaren har
7. Öppna alla dina sinnen vid val av tryckeri
8. Prisförhandla
9. Ta en kreditupplysning
10. Var inte hur förlåtande som helst!



Inledning

Tryckeriofferterna du får ska motsvara det du frågar på och vara skriftliga. Vill tryckerierna föreslå andra val eller förutsättningar än de som du specificerat så ska de tala om det. Offerterna bör vara utformade ungefär som tryckeriportalens webbformulär samt specificerade på ett liknande sätt som de hjälptexter som finns under frågetecknen bakom respektive fält i samma formulär.

Alla tryckerier har idag kalkylsystem där förutsättningarna för jobbet matas in och som genererar alla underlag du får av tryckeriet; offert, orderbekräftelse, planeringsschema, följesedel och faktura. Alla kontaktuppgifter ligger också till grund för avancerad databashantering som tryckeriet och deras kunder har gemensam nytta av.

En del tryckerier som ligger i frontlinjen jobbar med JDF (Job Definition Format) som innebär att de uppgifter som matas in redan i kalkylsystemet automatiskt rapporteras vidare som ”jobtickets”. Dessa uppgifter utgör ramen i beskrivningen av trycksaken. Man kan enkelt säga att uppgifterna matas in i en fil som sedan följer arbetet genom hela processen i de olika arbetsmomenten på prepress, press och postpress.

Här följer en liten begreppsförklaring för den helt oerfarne trycksaksköparen som beskriver förutsättningarna för att tryckeriet ska kunna lämna offert.

Benämning: Det du valt att döpa projektet till.

Upplaga: Antal exemplar av trycksaken.

Format: Trycksakens format i mm när den är renskuren runt om.

Omfång: Antal sidor (räkna både fram- och baksida).

Underlag: De filformat du kan lämna (PDF, InDesign, QuarkXpress, Illustrator, PhotoShop, Word).

Tryckning: Svart alternativt med dekorfärg eller 4-färgstryck i CMYK (ange helst PMS-nummer vid val av dekorfärg).

Papper: Tjockt, tunnare, blankt, matt, vitt, gultonat eller färgat? (tryckeriet kan hjälpa dig med förslag).

Efterbehandling: Hur trycksaken ska vikas, skäras och sättas ihop (klammer, lim, tråd, wire-o-bindning)

Packning: Oftast i kartonger, paket och på pall

Övrigt: Om du vill lägga till eller förklara något speciellt.


Det är inte helt lätt för en lekman att förstå alla begrepp och ansvaret borde inte läggas på beställaren att formulera sig exakt. Jag tycker det ska ligga på projektledarens ansvar att ta kontakt och fråga om sådan som är oklart. Denne ska också med vanliga ord och på ett enkelt rakt sätt kunna förklara vad de olika grafiska termerna betyder. Det är projektledaren som ska hjälpa förfrågaren tillrätta så långt som möjligt. Inte beställaren som ska servera en genomproffsig förfrågan.

Tyvärr är det dock oftast så att de förfrågningar som är mest utförligt formulerade får högre prioritet. Tryckerierna tycker att det blir enklare och att det är bäddat för färre missuppfattningar. Mitt råd till dig som frågar på offert är därför att använda de hjälptexter och övrig information som finns i tryckeriportalens webbformulär. Det som du inte känner dig säker på kan du fråga vilket tryckeri som helst om eller be mig rätta, komplettera och föreslå alternativ.

Jag undrar om det finns någon bransch som är så noga med innehållsdeklarationen som vi är i den grafiska världen. Med rätta pratar man om att vi använder ”fikonspråk”. Det är dock viktigt att tänka på att grafisk produktion och trycksaksframställning förutsätter ett samspel mellan kund och leverantör. Vi arbetar gemensamt i "det grafiska köket”. Vissa ingredienser är helt nödvändiga för ett gott resultat och detta ska ett bra tryckeri känna till.

Det finns ingen exakt likadan trycksak som din. Grafiska företag tillhandahåller tjänster som sedan resulterar i en produkt. Om resultatet blir det förväntade beror delvis på om du förstår hur dina val av, typsnitt, layout, bilder bildupplösning, papperskvalitet och annat påverkar slutresultatet.

Lyssna på tryckeriet när de föreslår alternativa tekniska lösningar. Varje faktor som har varit med några år har samlat på sig en erfarenhetsbank. Det är inte ett försök att få mer betalt eller en bortförklaring då denne föreslår alternativ som skyddslack eller att undvika vissa papperskvaliteter och färgnyanser.

Allt som uppstår i processen under förberedelse, bedömning, bevakning och uppföljning av slutresultatet under en trycksaksproduktion kräver mycket erfarenhet och stor kunskap. Hur du hanterar dessa moment beror dels på tryckeriets kontaktpersoner, men också på din egen kunskap och förmåga att få människor att arbeta för dig. Mitt första råd är att du ska behandla dina leverantörer som du behandlar dina kunder.

När du har fått in priser och gjort din bedömning av offerterna bör du kontakta alla tryckerier som lämnat offert inom den svarstid du angivit. Det är affärsmässigt och visar att du har respekt för det arbete projektledaren lagt ner på offerten. Självklart har du ingen skyldighet att avböja en offert, men det känns nog bättre för projektledaren med ett trevligt svar även om det är ett skriftligt "nej tack".

Förmodligen kommer det skilja mycket mellan det "billigaste" och det "dyraste" och det är nu det gäller att sålla agnarna från vetet. Regel nummer ett är att aldrig börja med att prata om priset! Din målsättning måste vara att etablera en relation som kan hjälpa dig med flera trycksaker inte bara få det "billigaste", eller hur?

Har du inte den inställningen, så ska du ta det "billigaste" och chansa på att du får förväntad kvalité, bra service och bibehållen prisnivå även i framtiden. Oddsen är kanske inte så bra, eftersom det billigaste tryckeriet oftast behöver jobb för att överleva och inte kan hålla måttet i längden eller prestera den service du önskar även fortsättningsvis.

Därmed inte sagt att du inte ska prisförhandla! Men det är det sista du ska göra då valet står mellan olika tryckerier som verkar bra. Dessutom så ska du alltid begära offert innan du lägger ut nya jobb även om du tycker att det är världens bästa leverantör du fått tag på. Den offerten ska du sedan jämföra med det billigaste och det dyraste alternativet du känner till i dagsläget. Så mitt råd är att alltid ta in minst tre offerter!

Under min yrkesverksamma tid har jag aldrig förstått de företag och institutioner, som bara gör en upphandling för en viss period. Priset är färskvara och förändras över tiden genom konkurrens och tekniska förbättringar. Priserna har stadigt sjunkit från början av 90-talet. Det talar sitt tydliga språk. På samma sätt som du kan få en mobil gratis eller t.o.m. 1.000:- i handen om du binder dig för ett avtal med en leverantör av mobiltelefoni, så kommer du i slutändan att få betala rabatten du fick initialt. Förr i tiden kallades dessa rabatter "sura högen" och betades av med pålägg vid nästkommande jobb. Det är därför jag uppskattar tryckerier med en rak prissättning, men som samtidigt är förhandlingsbara beroende på kundens köptrohet och mängden jobb samt omsättningen denne står för hos tryckeriet.

Det viktigaste är att ta reda på tryckeriets personella och maskinella resurser. Du måste därför be att få prata med den person, som ska hålla i jobbet dvs projektledaren/faktorn. Det är ofta en säljare du möter i första skedet och denne vet sällan allt om produktionen. Projektledaren ska på ett lättförståligt sätt kunna ge dig svar på de frågor du har och förklaringar till sådant som du själv inte är insatt i.

Försök få projektledaren att berätta om sitt företag och lyssna kritiskt. Är det "säljsnack" eller en beskrivning? Självklart är det ett stort plus om din kontaktperson är trevlig, men det viktigaste är att han eller hon har den rätta attityden. Tänk på att projektledaren är din viktigaste kontakt och att den personen ska "hålla dig i handen" hela vägen från tanke till trycksak. Kan den här projektledaren garantera förväntad kvalitet, leveranssäkerhet och ge dig den service du önskar? Ja, då finns den grund du behöver, för att kunna gå vidare och undersöka de maskinella resurserna.

Mitt förslag är att man som direktkund väljer ett s.k. "fullservicetryckeri", som har alla resurser i huset (prepress, olika pressformat, bokbinderi etc) därför att då finns det en samlad kompetens i företaget. Det viktigaste - förutom olika pressformat - är prepress. Det minst viktiga är bokbinderiet. Att bokbinderiet finns i huset underlättar dock för tryckeriet, som lättare klarar snabba leveranser.

Hur ska man nu kunna välja rätt tryckeri bland alla som lämnat offert och hur ska priset kunna bli det förväntade? Du har ju oftast en given budget. Hade du haft obegränsat med pengar, så vore ju livet enkelt. Jag kan bara ge dig mina tips för hur man väljer leverantör. Prisförhandlingen är en vetenskap för sig och kräver flera kapitel likaså bedömningen av olika offerter. Det krävs kunskap eller yrkeskunnig assistans för att läsa en offert rätt och kritiskt.

Nedan förklarar jag mina tips och råd för en lyckad relation med en trycksaksleverantör mer ingående.


Med vänlig hälsning
Bert-Åke Byqvist, Tryckerikontakten
(ansvarig publicist av tryckeriportalen)




1. Besök tryckeriet

Jag rekommenderar dig att besöka tryckeriet om inte en trycksakskonsult kan garantera att det är en bra leverantör. Ordning och reda är det första du ska titta efter både på skrivbord och vid samt runtom maskinerna. Det ska vara rent, "luktfritt" (tyder på miljöanpassade kemikalier och färger) och en lättsam stämning bland personalen. Får du en känsla av motsättningar bland de anställda kan du prata bort fem minuter med projektledaren och tacka för kaffet. Har han inte pondus eller övriga förutsättningar till framgång hos personalen, så finns det risk att ditt jobb kommer i kläm p.g.a. starkare krafter inom företaget. Du ska också vara kritisk till effektiviteten speciellt på prepress och i tryckeriet. Är det full snurr? Verkar alla aktiva, så kan det tyda på god orderingång. Vinnare vill jobba med vinnare, eller hur?

2. Fråga efter ett förprovtryck som du kan jämföra med ett riktigt tryck

Fråga om de har tryckt eller håller på och trycka något som visar hur det stämmer mellan ett förprovtryck och ett "riktigt" tryck med samma motiv. Alla representanter för olika tryckerier har en förkärlek till att prata om sina tryckpressar, fantastiska förprovtryck eller andra tekniska förutsättningar som egentligen är självklarheter. Jag förstår stoltheten eftersom jag varit projektledare på ett kvalitetstryckeri, men inser som trycksaksbeställare att alla människor har sin egen bild av förväntad kvalitet. Stämmer tryckeriets kvalitet med din uppfattning är det ändå viktigt att förprovtrycket överensstämmer med trycket. Vad jag menar är att ett tryck som dom visar dig kan se väldigt bra ut, men du vet ju inte hur originalet såg ut, eller hur?

Du själv och inte tryckeriet bestämmer kvalitén, och du ska jämföra olika tryckerier för att sålla fram det optimala för dig. Kvalitetstryckerier kostar alltid mer än andra och du väljer själv vilken nivå du ska lägga din ribba. För att återknyta till andra produkter, så bestämmer du och ditt företags image och andra faktorer briljansen i bilderna, skärpan i trycket och allt subjektivt som kan upplevas i ett kvalitetstryck. Det är som att köpa bil med metalliclack och lackskydd istället för att beställa en bil med vanlig lack. Eller att leta kostym och klänning med det där lilla extra. Prislappen är inte samma för dessa plagg som för vardagskläder. Det finns "märken" även i tryckeribranschen hur konstigt den än kan låta.

Märkesvaror kostar mer än andra och likadant är det med trycksaker. Hur du väljer är upp till dig som köpare och beror på vilken sorts människa du är och vad ditt företag kräver och har pengar till samt vad det vill göra för att upprätthålla imagen. Reklamtryck för bilar, smycken, armbandsur, märkeskläder och maträtter kan inte alla tryckerier klara av. Däremot företagstidningar, informationspublikationer och program. De flesta trycksaker kräver samma logistik, men inte lika exklusivt tryck. Tänk därför på vad trycksaken ska återge och sälja. Många fotografers bilder har "förstörts" genom dåligt eller slarvigt tryck.

3. Ta reda på om tryckeriet är kvalitets- och miljöcertifierade

Kvalitets- och miljöcertifiering är en självklarhet idag. Tillhör du dom som struntar i detta och bara vill ha ett billigt pris? Ja, då kan du sluta läsa! Dessa certifieringar ska inte kosta mer. Det är ett slags körkort. Däremot kostar det både tid, pengar och ork att komma dithän. Trots att det krävs en heltidsanställd miljö- och kvalitetsansvarig, så överväger de vinster tryckeriet gör kostnaderna. Allt förbättras; arbetsflödet, kvalitetsmedvetenheten, logistiken synen på kundens betydelse. Ja, listan kan göras lång. Ett certifierat tryckeri är ett bättre tryckeri. Därmed inte sagt att alla anställda är fantastiska. Kedjan är ju inte starkare än sin svagaste länk, och jag utesluter själv aldrig företag som inte är certifierade. Faktum är att jag jobbar med sådana tryckerier också. Det kan man göra efter en bedömning av om de arbetar kvalitets- och miljöanpassat.

4. Försäkra dig om att tryckeriet har ICC-profiler och PDF-arbetsföde

ICC står för International Color Consortium och är en färgstandard beskriven på dataspråk. Det är ingenting du ska behöva sätta dig in i eller förstå, men däremot bör din originalare veta vad det innebär och betyder för trycksakens slutresultat. ICC-profilen tillhandahålls av tryckeriet och "läggs på" bilden av repron, reklambyråns originalare eller tryckeriet. Profilen innehåller färgvärden som styr tryckprocessen. Att gå närmare in på färghanteringen skulle kräva åtskilliga sidor. Dessutom finns det beskrivet på t.ex. Agfas hemsida för den som vill fördjupa sig inom ämnet. Du måste bara förstå att trycket omöjligt kan bli lika som bilden på dataskärmen, men att det finns vägar att optimera slutresultatet. ICC-profiler är en sådan metod. ICC-profiler har inte lika stor betydelse om tryckeriet i huvudsak ska trycka med PMS-färger dvs rena tryckfärger och trycksakens innehåll är lätt att överblicka t.ex. ditt brevpapper eller visitkort. Har du en blå logotype väljer tryckeriet rätt blå färg från en färgkarta (PMS-guide). Det är ungefär som när du ska måla huset och går till färghandlaren, ser ut den nyans du föredrar och målar med just den färgen. Då behövs inte dessa profiler, men väl ett bra mätsystem för hur mycket färg som ska påföras trycksaken. Det är också en stor fördel om du kan få se den PDF-fil som ska föras över till tryckplåten (rippad PDF-fil). Annars kan det bli obehagliga överraskningar efter rippningen. Mycket enkelt uttryckt är rippning processen då bild och text överförs till film eller direkt på plåten.

Idag är PDF (Portabelt Dokument Format) en standard. Filformatet är en länk mellan PC- och Macvärlden, men öppnar också många möjligheter till standardiserad datakommunikation. Man brukar säga att PDF- formatet skapar ett "plattformsoberoende". Vad inte alla vet är att PDF- filer används som original istället för de öppna och redigerbara dokumenten från olika produktionsprogram t.ex. QuarkXpress eller InDesign. PDF-filen är låst dvs likvärdig med en pappersutskrift. Så när data överförs från datorn till tryckplåten blir bild och text precis som din utskrift. Grovt förenklat kan det liknas vid en kopiering. Så är inte fallet då ditt dokument överförs till plåten genom "rippning" från en PostScript-fil. Då används ett annat sidbeskrivningsspråk än PDF-standarden. Ett sidbeskrivningsspråk beskriver bl.a. hur lasern i plåtscannern ska teckna plåtens färgbärande ytor. Ja, jag vet att detta kan vara överkurs för en lekman. Men jag hoppas att du förstår fördelen med PDF-arbetsflödet, som är säkert, snabbt och enkelt.

5. Be projektledaren berätta om logistiken från order till leverans

Det är inte så mycket vilka skriftliga underlag tryckeriet använder som att de verkligen använder sådana. Jag menar att i skiften mellan dag- och kvällspersonal eller vid sjukdom kan muntlig information tappas, vilket kan leda till problem. Information även internt bör vara skriftlig, uttryckt kortfattad och med ett gemensamt otvetydigt språk. Om du får en enkel förklaring från projektledaren, så kan du känna dig lugn. Säger han däremot att "vi pratar ju med varandra på det här stället", så skulle jag i alla fall bli orolig. Jag kan inte nog betona vikten av skriftlig information. Sagt är "bara"sagt, och kan alltid ifrågasättas eller bortförklaras. Men det skrivna ordet kan aldrig tas tillbaka eller förklaras bort. Du får dessutom en bild av kontrollpunkterna på tryckeriet samt en hint om projektledarens noggrannhet. För mig är det viktigt att ge skriftlig information till tryckeriet. Du kan lämna alla dina instruktioner till mig på vilket sätt du vill, men jag samlar alltid ihop dom och sammanställer underlag till tryckeriet. Är jag osäker bekräftar jag dina önskemål. Det är mitt sätt att säga: "Så här har jag uppfattat dina önskemål. Har jag förstått dig rätt?" Offerten ska inte vara det sista "pappret" innan fakturan.

Det finns många fällor på vägen och dom måste du eliminera genom en skriftlig dialog. Om du inte skriver kort och preciserat utan lämnar information muntligt kommer risken för felaktigheter öka dramatiskt. Därför rekommenderar jag att alltid begära orderbekräftelse om jobbet väsentligt ändrats utifrån förutsättningarna i offerten du fått samt skriva en jobbspecifikation till tryckeriet. All annan information ska också vara skriftlig. Dessutom ska du alltid begära ett slutkorrektur eller slutligt förprovtryck. Kontrollen av dessa underlag ansvarar du för. Utgå inte från att det nog blir rätt! Läs och kolla allt! Om stavfelet blev rättat, så är det inte uteslutet att det blev fel radfall eller typsnitt på något annat ställe i trycksaken även om det inte funnits med i tidigare korrektur. Alla tryckerier trycker inte om utan hänvisar till det senaste korrekturet och dessutom tappar ju du själv tid och pengar på onödiga missöden. Utskicket kanske inte kan göras som planerat eller inbjudan får för kort o.s.a tid.

6. Fråga vilka arbetsuppgifter projektledaren har

Det är en fördel om projektledaren har många strängar på sin lyra, men problematiskt om han utgör hela orkestern. Arbetsbelastningen är stor på en projektledare. Denne håller "många bollar i luften". Om han dessutom sitter som ägare eller vd, står vid tryckpressen och är den som alla "drar i", så riskerar ditt jobb och du att inte få den uppmärksamhet du betalar för. Därför bör projektledaren ha fokus på kalkyleringen och projektledningen samt dig som kund.

7. Öppna alla dina sinnen vid val av tryckeri

Utgå från vad du själv tycker är viktigt. Jag ställer höga krav på tryck kvalitén, men det beror på att jag jobbat på ett kvalitetstryckeri och vet hur bra ett tryck kan bli. Du kanske ställer högre krav på projektledarens sätt att administrera och kommunicera, vilket för mig är en självklarhet i mitt jobb, som projektledare. Lyssna efter och värdera kunskap, servicekänsla och ärlighet. Det som du inte kan värdera konkret lämnar du till "magkänslan". Använd alla dina sinnen. Det räcker inte med näsa för affärer.

8. Prisförhandla

Detta är ett kapitel för sig och tillhör ju all affärsverksamhet. Självklart kan man lära sig vissa grunder, men för mig är det en konst där det gäller att improvisera inom gränsen för ärlighet, affärsmässighet och viljan att etablera en långsiktig relation.

9. Ta en kreditupplysning

Utöver bedömningen av personella och maskinella resurser bör du vid stora produktioner samt långsiktigt samarbete ta en kreditupplysning. Betalningsanmärkningar är aldrig bra. Att företaget funnits med länge är ett gott tecken, men kan också vara en nackdel. Bra för att det visar att företaget har en stark ledning och hänger med i utvecklingen. Mindre bra om det är en hög medelålder och att en föråldrad företagskultur "sitter i väggarna" och att det finns motsättningar inom företaget. Företag som rekonstruerats flera gånger är ingen lämplig samarbetspartner.

10. Var inte hur förlåtande som helst!

Nedanstående frågor tycker jag att du bör ställa dig för att se om dina nuvarande trycksaksleverantörer håller måttet.

Är tryckeriets bemötande generellt trevligt och positivt?
Får du tag på din kontaktperson när du behöver?
Är kontaktpersonen tydlig i sin kommunikation med dig?
Talar tryckeriet om i god tid vad de behöver för digitalt material?
Måste du prata med flera personer om samma sak?
Är din kontaktperson en flexibel, kreativ problemlösare?
Håller tryckeriet löpande kontakt eller måste du bevaka?
Är du nöjd med den trycktekniska kvalitén?
Får du dina trycksaker i tid och till rätt adress?
Kommer det tillägg på fakturan som ingen pratar med dig om innan?
Ursäktar tryckeriet felaktigheter med tidsbrist och tekniska problem?
Motsvarar leverantören dina krav på hänsyn till miljön?
Är prissättningen jämn och pålitlig?
Använder tryckeriet fikonspråk eller förstår du vad dom menar?

Det är bara du själv som kan bestämma hur förlåtande du ska vara mot dina leverantörer, men mitt råd är att inte vara hur förlåtande som helst. Du betalar för en tjänst som i slutändan ska bli en produkt, och du ska inte bara vara nöjd med slutresultatet utan även "resan dit"!

Då återstår bara att önska dig lycka till och en "trevlig resa"!


Med vänlig hälsning
Bert-Åke Byqvist, Tryckerikontakten
(ansvarig publicist av tryckeriportalen)






 

Copyright © Tryckerikontakten, Bert-Åke Byqvist. Materialet får bara skrivas ut för personligt bruk. Användning eller kopiering i undervisningssyfte och för kommersiellt bruk är inte tillåtet utan tillstånd.


Ett strategiskt drag som spar tid och pengar

t r y c k e r i p o r t a l e n