Varför
dina underlag bör
vara skriftliga
När
du ska fråga ett
tryckeri på
offert, skicka ett jobb
och bevaka produktionen
så behövs det
klara, tydliga och enkla
underlag. Sagt är
"bara"sagt och kan
alltid
ifrågasättas
eller
bortförklaras. Men
det skrivna ordet
är svårare
att ta tillbaka eller
förklara bort.
Därför
bör dina och
tryckeriets
instruktioner vara
skriftliga. Längre
ner på den
här sidan hittar du
några enkla
exempel på vad som
borde finnas med som ett
minimum i liknande
dokument. Tyvärr
så slarvas det en
del med just
instruktionerna och det
kan även bli fel
för att muntlig
information
misstolkas.
Planering
vid större
trycksaksproduktioner
Vid
mindre
trycksaksproduktioner
behövs inte
någon annan plan
annat än de tider
som du angivit i din
beställning och de
tidpunkter du och
tryckeriet kommit
överens om
angående
förprovtryck och
trycklov. En
produktionsplan är
dock viktigt vid mer
omfattande
trycksaksproduktioner.
Denna kan med
fördel illustreras
grafiskt med en
tidslinje eller ett
diagram från t.ex.
Excel, Word och
PowerPoint. Detta
dokument bör du
sedan skriva ut som en
PDF-fil eftersom alla
projektledare inte har
samtliga Microsofts
Office program.
Gemensamma
referensramar minskar
risken för fel
Hur
du utformar dina
skriftliga underlag
för att hålla
koll på alla
arbetsmoment är upp
till dig. Huvudsaken
är att alla
inblandade har samma
referensramar för
genomförandet och
planeringen av
trycksakproduktionen.
Det minskar risken
för att det blir
fel orsakade av
misstolkningar eller
på grund av att
informationen inte
nått fram.
Exempel
på underlag
för
trycksaksbeställning
Nedan
kan du öppna
exempel på
underlag i PDF-format.
Och på
www.office.microsoft.com
hittar du bl.a. en
evenemangsplanerare
i
Wordformat,
som med fördel kan
anpassas till
trycksaksproduktion samt
flera exempel på
tidslinjer om du nu inte
är så driven
på att göra
egna diagram eller
känner för att
"uppfinna hjulet
två gånger".
Självklart
står dig det fritt
om du vill använda
exemplen nedan som
förlagor och skapa
dina egna underlag.
|
Exempel
på
offertförfrågan
|
|
|
Exempel
på
beställning
|
|
|
Exempel
på
planering
|
|
|
Exempel
på
tidslinje
|
|
Enkel
planering för
användare av Office
Outlook
Ett
snabbt, enkelt och
överskådligt
alternativ är att
använda den
kalender som finns i
Microsoft Office
Outlook. Bocka i rutan
framför "Kalender i
Arkiv-mappar", skriv in
respektive arbetsmoment
på
överenskommen dag,
komplettera med
eventuella anteckningar,
spara i PDF-format och
maila filen/filerna till
tryckeriet.
|
Utskrift
av kalender
(från
Office
Outlook)
|
|
|
Utskrift
av
anteckningar
(från
Office
Outlook)
|
|
Copyright ©
Tryckerikontakten,
Bert-Åke Byqvist.
Materialet får
bara skrivas ut för
personligt bruk.
Användning eller
kopiering i
undervisningssyfte och
för kommersiellt
bruk är inte
tillåtet utan
tillstånd.
|
